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- Category Règlement communal
Séance publique du 09.10.2024
Date de l’annonce publique de la séance et de la convocation des conseillers: 03.10.2024
| Présents : | M. Weiler, bourgmestre, M. Lux, M. Gonçalves Dos Anjos, échevins, M. Birchen, Mme Buchette, MM. Caetano, Daubenfeld, Mme Grün, MM. Halsdorf, Lomel, Mores, Mme Petry, conseillers, Mme Rommes, secrétaire |
| Absents : | a) excusé : M. Donven b) sans motif:/ |
| Vote par procuration : | / |
| Point de l’ordre du jour : | 4.7 |
| Objet: | Règlement concernant la mise à disposition de matériel communal et l’organisation de manifestations |
Le Conseil Communal,
Considérant que l’administration communale de Kayl soutient et met à disposition du matériel communal pour les besoins de manifestations et de festivités sur le territoire de la commune ;
Entendu qu’il échet de fixer les conditions ainsi que les droits et devoirs des partis lors d’une mise à disposition de matériel communal ou d’organisation de manifestations avec le soutien de la Commune ;
après délibération
avec 12 voix pour
Arrête le règlement concernant la mise à disposition de matériel communal et l’organisation de manifestations suivant :
Règlement concernant la mise à disposition de matériel communal et l’organisation de manifestations
Art. 1 Objet et bénéficiaires
L’administration communale met à disposition du matériel appartenant à la Commune de Kayl pour les besoins de manifestations et de festivités sur le territoire de la commune.
Peuvent profiter de la mise à disposition de matériel pour l’organisation de manifestations ou de festivités les clubs et associations ayant leur siège social dans la commune, les syndicats locaux et les sections locales de partis politiques. La définition d’une association communale, telle que fixée dans le règlement communal sur l’allocation de subsides aux associations communales, fait foi.
Art. 2 – Réservations
Toute demande de mise à disposition de matériel doit être introduite par écrit, moyennant le formulaire-type disponible sur le site internet de la Commune de Kayl dûment complété et adressé par courriel à l’adresse evenementiel@kayl.lu avec comme objet: prêt de matériel – NOM ET DATE DE L’EVENEMENT.
Toute demande devra être introduite, sous peine d’irrecevabilité, au moins trente (30) jours avant la date de la manifestation.
Tout échange de courriel doit se faire via l’adresse générale: evenementiel@kayl.lu.
Les demandes de mise à disposition de matériel sont soumises à l’accord du collège des bourgmestre et échevins.
Le simple fait d’introduire une demande de réservation n’engage pas la Commune à mettre tout ou partie du matériel sollicité à disposition.
Le collège des bourgmestre et échevin se réserve le droit d’accepter, de refuser ou de prolonger une mise à disposition, ou d’y mettre prématurément fin dans les cas suivants:
- lorsqu’il a été constaté que le demandeur ne gère pas le matériel en bon père de famille,
- en cas de non-respect des dates convenues pour la restitution du matériel mis à disposition lors d’une précédente mise à disposition,
- en cas de besoins urgents et impérieux, dans le chef des services de la Commune, pourvu que ceux-ci résultent d’évènements imprévisibles.
La durée maximale d’une mise à disposition de matériel est limitée à 2 jours consécutifs. Une prolongation peut être accordée par le collège des bourgmestre et échevins pour autant qu’elle soit justifiée au moment de l’introduction de la demande de réservation.
Art. 3 – Enlèvement et restitution
Le bénéficiaire ou la personne mandatée à cet effet prend possession du matériel sur simple présentation de la confirmation par courriel, délivrée par le service évènementiel.
En cas de la livraison et/ou du montage du matériel par le service des régies, le bénéficiaire (ou la personne désignée à cet effet) sera obligatoirement présent sur le lieu de la manifestation ou de la festivité, afin de réceptionner le matériel et indiquer de manière précise l’endroit où celui-ci sera monté. A cet effet, le bénéficiaire devra prendre contact avec le responsable du service des régies, qui lui communiquera le rendez-vous.
Au moment de l’enlèvement et lors de sa restitution, le matériel fait l’objet d’une vérification contradictoire entre le bénéficiaire ( ou la personne désignée à cet effet) et un membre du service des régies, quant à l’état dans lequel celui-ci est mis à disposition ou restitué. Le matériel enlevé et non vérifié contradictoirement par le bénéficiaire (ou la personne désignée à cet effet) est réputé être en parfait état.
La réception du matériel par le bénéficiaire ( ou la personne désignée à cet effet), engage solidairement la responsabilité du bénéficiaire et/ou de la personne morale dont il relève.
Le bénéficiaire doit restituer le matériel mis à disposition dans un parfait état de propreté et dans les conditionnements ad hoc (bottes de couverts, disposition dans les caisses de transport, rangement des barrières, propreté des chapiteaux, … ) et aux jours et heures prévus (le jour ouvrable suivant l’événement entre 8h00 et 12h00). A défaut, la Commune se réserve le droit de refuser toute demande future de mise à disposition de matériel.
La Commune se réserve le droit de refacturer les frais de nettoyage pour la toilette mobile et pour le lave-vaisselle mobile au bénéficiaire.
En cas de non-restitution ou de dégradation du matériel, le bénéficiaire s’engage à rembourser à la Commune, sur présentation de la facture, le prix de la réparation ou du remplacement du matériel endommagé ou non-restitué.
En cas de vol, le bénéficiaire devra, dans les 24h de son constat, déclarer celui-ci auprès des services de la Police et du service des régies de la Commune.
Art. 4 – Dispositions particulières
a. Matériel mise à disposition
Le matériel disponible pour la mise à disposition par la Commune figure sur le formulaire de mise à disposition.
b. Système de gobelets réutilisables
La Commune met à disposition un vaste système de gobelets réutilisables. Pour les matériaux cassés, perdus ou endommagés, les dégâts seront facturés aux prix réels.
c. Camionnette
Les bénéficiaires peuvent profiter de la mise à disposition d’une camionnette. Les clefs de la camionnette devront être récupérées par le bénéficiaire auprès du service des régies pendant les heures d’ouverture. La mise à disposition de la camionnette ne peut se faire uniquement en dehors des heures de travail du service des régies. La camionnette devra être restituée avant le début de service du service des régies.
d. Lieux et places publics
La Commune met à disposition des lieux et places publics. Les lieux et places publics doivent être rendus en parfait état. Le cas échéant, les frais de nettoyage sont facturés suivant le règlement-taxe en vigueur.
e. Manifestations sous le patronage de la commune
Un patronage de la Commune peut être accordé par le collège des bourgmestre et échevins dans le cadre de manifestations exceptionnelles.
Une demande écrite est à adresser au collège des bourgmestre et échevins au moins 6 mois en amont de la manifestation visée.
Art. 5 – Litiges
Les cas litigieux sont tranchés par le collège des bourgmestre et échevins.
Art. 6 – Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur le 1er novembre 2024.